Uma boa organização impulsiona sensações de bem-estar. Segundo especialistas, um ambiente organizado reduz os níveis de estresse e ansiedade, pois envia sinais de segurança e previsibilidade ao cérebro.
Mas manter tudo no seu devido lugar é bastante díficil em meio a rotinas corridas, principalmente quando a bagunça é tanta que nem sabemos por onde começar. E é dessa demanda que surgem os personal organizers.
O que é um personal organizer?
O trabalho desse profissional vai além de colocar objetos em seus devidos lugares. A proposta é desenvolver sistemas que facilitem o uso dos espaços, reduzam o acúmulo e tornem as atividades cotidianas mais práticas. É preciso entender a rotina, identificar o que realmente é necessário ser mudado e criar soluções que possam ser mantidas no dia a dia.
Entre os serviços estão a organização de cômodos, a criação de sistemas para guardar objetos, a reorganização de armários e a estruturação de ambientes de trabalho. A profissional também pode atuar em mudanças e na organização pós-mudança, quando é necessário repensar a utilização dos espaços.
Durante o atendimento, a especialista avalia quais objetos são utilizados com frequência, quais podem ser armazenados em locais menos acessíveis e o que já não tem utilidade. A partir dessa análise, são definidas categorias, locais de armazenamento e formas de facilitar o acesso aos itens.
A organização, portanto, não precisa seguir um modelo único. Uma casa com muitos moradores, por exemplo, pode exigir soluções diferentes das de uma pessoa que vive sozinha. Da mesma forma, o sistema de um profissional que trabalha com documentos e equipamentos não será n
Aplique dicas dessa área na sua vida
Segundo Josi Martins, personal organizer parceira da Ou e mentora da Ou Educação, o primeiro passo é compreender como o ambiente é utilizado. A profissional explica que é necessário identificar as principais dificuldades da pessoa e avaliar o que pode ser modificado para tornar a organização mais funcional e fácil de manter.
“Não é preciso ter uma casa grande ou estar diante de uma situação extrema de desorganização para procurar uma profissional. Muitas vezes, a necessidade é simplesmente criar uma lógica que funcione melhor para aquela rotina”, afirma.
Como a organização da mesa pode ajudar no trabalho?
A mesa de trabalho é um dos espaços em que a organização mais pode fazer diferença na rotina. Quando os materiais utilizados com frequência estão acessíveis e possuem um local definido, fica mais fácil encontrar o que é necessário sem interromper constantemente as atividades.
Josi explica que situações aparentemente pequenas, como procurar uma caneta, um documento ou um carregador, podem quebrar o ritmo de trabalho e tornar o dia mais cansativo. Uma mesa organizada também pode contribuir para uma sensação maior de conforto, já que o excesso de papéis e objetos pode transmitir uma impressão de sobrecarga.
Isso não significa, entretanto, que a superfície precise permanecer impecável durante todo o expediente. A especialista ressalta que a mesa é um espaço de trabalho e naturalmente será modificada ao longo do dia.
O importante é que exista uma lógica que facilite o uso e permita guardar os objetos depois, sem exigir muito esforço. “Na organização, funcionalidade é muito mais importante do que perfeição”, afirma.
Existe uma quantidade ideal de objetos sobre a mesa?
Não há um número universal de objetos que deva permanecer sobre a mesa. A quantidade adequada depende da atividade realizada e das necessidades de cada pessoa. “Para alguns profissionais, computador, agenda, canetas e garrafa de água podem ser suficientes. Outros precisam manter documentos, equipamentos e diferentes materiais à disposição”, explica.
Uma orientação prática é observar o que realmente é utilizado durante o expediente. Os itens de uso diário devem permanecer acessíveis, enquanto os materiais usados apenas ocasionalmente podem ser guardados em gavetas, armários ou prateleiras.
A especialista recomenda manter a superfície relativamente livre, sem comprometer o espaço necessário para trabalhar com conforto. “Ao mesmo tempo, a organização não precisa eliminar a personalidade do ambiente, fotografias, plantas e objetos pessoais podem permanecer no local, desde que não ocupem a área necessária para as atividades”. conclui.
Quais objetos costumam deixar o ambiente mais bagunçado?
Alguns itens aparecem com frequência entre os responsáveis pelo acúmulo sobre a mesa. Cabos e carregadores, por exemplo, podem gerar poluição visual quando não possuem um local definido. O mesmo acontece com papéis que continuam sobre a superfície mesmo depois de cumprirem sua função.
Canetas em excesso, materiais de escritório, embalagens, copos, brindes e objetos deixados provisoriamente também podem se acumular com o tempo. Para avaliar o que deve permanecer, Josi sugere uma pergunta simples: “Eu realmente uso isso durante o meu dia de trabalho?”.
Se a resposta for negativa, é possível verificar se o objeto deve ser guardado em uma gaveta, levado para outro ambiente, destinado a outra pessoa ou descartado adequadamente. A ideia não é eliminar tudo, mas garantir que cada item tenha uma função e um lugar.
Como organizar a mesa no home office quando falta espaço?
Para quem trabalha em casa e dispõe de pouco espaço, a organização exige atenção ao uso das superfícies. De acordo com Josi, sempre que possível, é importante delimitar uma área específica para o trabalho, mesmo que seja apenas um pequeno canto da casa.
Essa separação ajuda a evitar que os materiais profissionais se espalhem por outros ambientes e também impede que objetos domésticos ocupem permanentemente o espaço de trabalho. A medida pode ser especialmente útil quando a mesma mesa é utilizada para diferentes atividades ao longo do dia.
Outra estratégia é aproveitar os espaços além do tampo da mesa. Gavetas, prateleiras e soluções verticais podem armazenar materiais que não precisam ficar sempre à mão. Dentro das gavetas, divisórias ajudam a criar categorias e evitam que pequenos objetos, como cabos, adaptadores e acessórios, fiquem misturados.
“Deixe acessível aquilo que é usado com frequência e guarde o restante de maneira prática, sem comprometer a área disponível para trabalhar”, reforça.
Cinco minutos por dia podem ajudar a manter a organização
A manutenção do ambiente não precisa depender de grandes arrumações. Segundo a especialista, incorporar pequenos hábitos à rotina pode tornar o sistema mais fácil de seguir.
“Ao final do expediente, reservar cerca de cinco minutos para guardar os materiais utilizados, retirar copos e embalagens, reunir papéis e preparar a mesa para o dia seguinte já pode ajudar a evitar o acúmulo”, conta.
Uma vez por semana, a recomendação é fazer uma revisão mais cuidadosa. Nesse momento, vale arquivar ou digitalizar documentos, descartar o que não é mais necessário, devolver os materiais aos seus lugares e observar se algum objeto começou a se acumular.
Josi explica que o mais importante é criar um sistema que seja simples de manter. Se organizar a mesa exigir muito tempo todos os dias, pode ser necessário rever a disposição dos objetos e a lógica de armazenamento. “A organização deve simplificar a rotina”, afirma.
O que fica na mesa, o que vai para a gaveta e o que pode sair do ambiente?
Uma maneira de começar a organização é separar os objetos em três grupos: aqueles que precisam permanecer sobre a mesa, os que podem ser guardados e os que já não precisam continuar naquele espaço.
Sobre a mesa: devem ficar os materiais utilizados diariamente, como computador ou notebook, canetas realmente necessárias, agenda ou planner de uso frequente, garrafa de água e carregadores que são utilizados constantemente, desde que estejam organizados. Também podem permanecer um ou poucos objetos pessoais que tragam conforto ao ambiente.
Na gaveta ou no armário: entram materiais de escritório de reposição, cabos e carregadores de uso eventual, documentos que precisam ser guardados, cadernos consultados ocasionalmente, pequenos acessórios eletrônicos e estoques de canetas, post-its e outros materiais.
Fora do ambiente: podem ser destinados papéis antigos sem utilidade, embalagens vazias, equipamentos quebrados ou sem uso, brindes e objetos sem função, documentos que já podem ser descartados ou digitalizados e itens que pertencem a outros cômodos da casa. Acúmulos que permanecem no espaço apenas por falta de um destino definido também merecem ser avaliados.
A separação não precisa ser feita de uma só vez. O processo pode começar por uma gaveta, uma parte da mesa ou um grupo de objetos. O objetivo é construir, aos poucos, um ambiente que acompanhe a rotina de quem o utiliza, em vez de exigir uma organização difícil de sustentar.
Para quem deseja contratar seu próprio personal organizar, Josi destaca que os profissionais da área podem ser encontrados por meio de seus canais oficiais e redes sociais. A escolha deve considerar as necessidades do ambiente e o tipo de serviço procurado.